Bestyrelsesmøde 4. april 2017

Deltagere: Bettina, Michala, Charlotte, Ann Cecilie, Rikke og Helle (suppleant)

1

Godkendelse af referat

Der blev ikke taget referat fra sidste møde den 20. februar, da kun Bettina, Ann Cecilie og Charlotte var til stede (afbud fra Christina og Michala) og mødet var indkaldt med kort tidsvarsel for at lave de sidste forberedelser til Generalforsamlingn og gennemgå regnskabet. Det fremgik af regnskabet at der har været nogle større og mindre indkøb som ikke har været godkendt af hele Bestyrelsen og Charlotte lavede derfor et kort notat efterfølgende som oplæg til at Bestyrelsen tager en diskussion og beslutning om lidt strammere økonomistyring fremover. Dels at indkøb over et fastsat beløb ikke kan foretages uden Bestyrelsen’s godkendelse og at Kasserer afstemmer med Bestyrelsen når der betales fakturaer der ikke har været besluttet. Desuden orienterer Kasserer Bestyrelsen til alle møder om klubbens økonomi og konto bevægelser siden sidste møde.

2

Konstituering

Bestyrelsen fik ikke konstitueret sig efter Generalforsamlingen som vedtægterne siger og det blev hermed gjort på mødet:

Formand: Bettina Zangenberg

Næstformand: Michala Damm-Frydenberg (genvalgt)

Kasserer og Distriktsrepæsentant : Rikke Juul Kruse (nyvalgt til Bestyrelsen)

Sekretær: Charlotte Kjær (genvalgt)

Medlem: Ann Cecilie Larsen

Mødedatoer 2017:

2.maj, 6. juni, 1. august, 5. september, 3.oktober, 7. november, 5. december

3

Opfølgning fra sidste møde (Generalforsamling)

Referatet fra Generalforsamling mangler en sidste gennemlæsning. Charlotte sender det til alle og når eventuelt feed-back er modtaget bliver det uploaded på hjemmesiden. Alexandra har anmodet om at Top 3 vindere bliver offentliggjort på hjemmesiden. Det er nævnt i referatet, men navnene bliver også oplyst under fanen Top 3.

4

Økonomi, herunder restance

Der er desværre en del opstaldere der endnu ikke har betalt kontingent til klubben og Bestyrelsen diskuterede om Marlene (Duemosegård) skal have et ord med hver enkelt, idet Bestyrelsen har både skrevet rykkere og taget kontakt med hver enkelt personligt indtil flere gange.

5

Bank

Der blev underskrevet dokumenter til Danske Bank for at overdrage fuldmagt til banken fra Christina til Rikke. Rikke vil køre i banken med kontanter efter hvert stævne og ellers låse pengekasserne ind i pengeskabet i sekretariatet. Rikke får Christina’s nøgler til Sekretariatet. Bettina oplyste, at vi endnu mangler indbetaling fra nogle sponsorer og vil rykke.for betaling. Desuden at Kjærgaard Auto og Roskilde Tekniske Skole ikke længere ønsker at have sponsor skilte, så de skal tages ned. Dog bedst at tage dem ned og forhåbentligt kunne erstatte dem med et nyt så der ikke kommer et hul i rækken. Der arbejdes på at skaffes nye (skilte)sponsorer. Rikke vil fremadrettet være den primære kontakt til vores sponsorer.

6

Klubmodul

Systemet er nu sat op til at man kan købe ridehuskort via hjemmesiden (for ½ og 1/1 år). Klubmodul afholder jævnligt seminarer både til nye og mere erfarne brugere. Det blev aftalt at Charlotte, Rikke og Bettina deltager i det næste seminar i Slangerup den 3. maj. Seminar (Generelt) fra 17:00 – 19:00) og (Regnskab) fra 19:15 – 21:00. Charlotte tjekker om der er plads og melder til.

7

Repræsentantskabsmøde (DRF)

DRF’s årlige repræsentantskabsmøde afholdes i år den 22. arpril i Korsør. Desværre er der ingen fra Bestyrelsen der har mulighed for at deltage i år.

8

Fremtidsvisoner

Ann Cecilie havde inden mødet sendt en mail til Bestyrelsen med forslag om at have en debat i Bestyrelsen om hvilke visioner vi som Bestyrelse har for klubben inden for f.eks de næste 5 år. Er det ”business as usual” eller har vi brug for at definere nogle mål og visioner vi skal bevare, forandre, tilføre klubben. Dette blev et oplæg til debat og der var enighed om at fordi vi er lejere på Duemosegård er klubben afhænig af ejers velvilje og opbakning til nye aktiviteter, idet det er dem der sætter rammerne for klubben. Det blev pointeret, at både klubben og Duemosegård har en fælles interesse i at klubben er velfungerende og kan tiltrække nye medlemmer/opstaldere. Derfor er det også vigtigt for klubben af vide hvilke visioner Marlene og Jesper har for Duemosegård. Bettina vil tage det op på det møde hun har aftalt med Marlene den 5. april. Punktet vil blive taget op igen på næste møde.

9

Kommende stævne

Klubben afholder C-stævne i den kommende weekend. Det er positivt at klubbens stævner er populære og tiltrækker rigtig mange starter, men klubben bør overveje om man skal begrænse antallet af starter til f.eks. 80-90 starter, således at en stævnedag ikke er længere en fra kl. 08:00 – 22:00. Ydermere, skal HGS-medlemmer have prioritet hvis de har anmeldt inden for tidsfristen og det blev foreslået, at man lavede en ”buffer”, således at der altid er plads til HGS medlem. Der har været noget bekymring om ridhusbundenes beskaffenhed i forhold til stævnet, men Jesper har fyldt på bunden i Ridhus A og Ridehus B bliver tromlet og vandet 2 gange om ugen, og det burde afhjælpe at den bliver for dyb og tung.

10

Punkter til møde med Marlene

Marlene har sendt e mail til Bettina med oplæg til emner hun gerne vil drøfte med Bestyrelsen, bla om klubben vil være med til at sponsere en sandudlægger til brug for vedligholdelse af ridehusene og det må Bestyrelsen give afslag på. Desuden om der skal investeres i at udbedre ridehusbunden i det lille ridehus, men det synes Bestyerlsen ikke har prioritet. Bestyrelsen så hellere, at HAL A og B bliver kontinuligt vedligeholdt og med bedre daglig vedligholdelse så det ikke bliver kritisk op til et stævne (se ovenfor) - og evt. at bunden på udendørsridebanen får et eftersyn. Bettina har aftalt et møde den 5. april med Marlene for at diskutere disse punkter. Bestyrelsen besluttede (på Marlene’s opfordring) afholde en arbejdsdag den 7. maj. Der udsendes en besked med de specifikke opgaver der skal klares på dagen:

· Male udendørsstævnesekretariat (træbeskyttelse er indkøbt)

· Rydde op i Ridehus A

· Flytte springmateriel til udendørsbanen

· Fjerne byggeaffald fra udendørsridebanen

· Nedtage diverse sponsorskilte

· Gøre udendørsridebanen sommerklar

Klubben vil anmode Duemosegård om at gen-overveje at give tilladelse til at der kan afholdes sløjfe-springstævner med opvarmning i Hal A, idet det giver klubben en tiltrængt økonomisk indtægt. Desuden er det populært blandt ryttere og sjovt for publikum. Bestyrelsen vil høre Marlene om der kan holdes et test-stævne hvor klubben sammen med Marlene/Jesper efterfølgende kan inspicere bunden i Hal A og tage en endelig beslutning.

7

Eventuelt

· Pinseskovtur bliver traditionen tro 2. Pinsedag, altså 5. juni. Ann Cecilie laver opslag til FB: Rider ud kl. 10 og frokost kl. 12:30 med fælles medbragt mad ved udendørsridebanen hvis vejret tillader det, ellers i Familien Johnsens havestue.

· Sommerfest bliver den 12. august. Dog skal Festudvalget bekræfte, at datoen passer dem – og det skal bekræftes hvem der er i Festudvalget. Rikke/Michala tjekker med Helle Slotmann.

· ”Cowboy-Finn” har rettet henvendelse til Bettina for at høre om klubben er interesseret i et trailerlæsnings-kursus. Bettina og Helle følger op.

· Det er blevet foreslået at holde ridelejr på Dumosegård til sommer. Helle (suppeleant) laver oplæg til næste møde

· Det blev drøftet om man kan gøre de aftener, hvor der skal gøres klar til stævne, til en lidt mere hyggelig aften med lidt mere fokus på socialt samvær og styrkelse af klubånden. F.eks som det tidligere har været praksis at spise lidt mad sammen efter opgaverne er blevet lavet. Det blev aftalt at prøve det til juni stævnet (24.-25. juni)

 

Næste møde: 2. maj kl. 19:00 hos Ann Ceclie

Kommende begivenheder

Her kan du holde øje med kommende arrangementer, stævner mm.

Vores sponsorer